请示和报告分不清？老秘书教你三招改对文种

一份被退回三次的文件，问题都出在标题上

有读者在今日文秘网后台问：科室写了份材料，标题是《关于申请解决办公用房的请示报告》，被办公室退了三回，改来改去也不知道错在哪。问题其实不在文字，在文种。请示和报告是两个文种，硬拼在一起，等于让收文的人不知道要不要给你答复。这类毛病在基层办文里相当常见，请示报告错用几乎是最典型的公文文种区分问题。

公文文种不是随便挑的标签，它决定了行文方向、办理流程和答复义务。把请示写成报告，事情可能石沉大海；把报告写成请示，上级要额外走批复程序。下面讲三招，都是核稿时能直接用的判断办法。

一、看目的：要答复的是请示，不要答复的是报告

最直接的一条：这份文件送上去，你是等着上级回话，还是只是让上级知道？等回话，用请示；不需要回话，用报告。

（一）请示的核心是请求批准，报告的核心是汇报情况

请示的事项通常是本单位无权自行决定、需要上级批准或指示的，比如经费追加、机构设置、事项审批。报告的事项是已经发生或正在做的工作，比如年度工作情况、专项任务完成情况、突发事件处置情况。

核稿时问自己一句：这件事我能不能自己定？不能自己定，就是请示。

（二）请示必须一文一事，报告可以综合汇述

请示讲一件事，方便上级逐项批复。一份请示里塞进三件事，批复就难写，容易只批一件、剩下两件挂起来。报告则允许把一段时间内的多项工作合起来写，属于综合性汇报。

错例：《关于申请增加编制并汇报上半年工作的请示》

改法：拆成两份。《关于增加xx编制的请示》走请示流程；上半年工作情况另写《关于上半年工作情况的报告》。

二、看时间：请示在事前，报告可在事中事后

时间节点是最容易被忽略的判据。请示必须在动作发生之前报，因为它的目的就是获得授权；报告在事中、事后都可以报，重点是反映情况。

（一）先干后报、边干边报的，一律不能写成请示

有的单位事情已经办了，为了留痕补一份请示，这种做法在流程上站不住。请示如果写在事后，等于让上级追认，批复也无法起到事前把关的作用。此类材料应改为报告，如实说明情况和结果。

（二）报告不得夹带请示事项

这是核稿中的高频错误。报告的末尾常常出现“以上报告，请批示”“妥否，请批复”，或者正文里顺手提一句“请予解决经费xx万元”。这些都属于在报告里夹带请示事项，收文单位按报告登记，就不会进入批复流程，事情自然办不成。

判断口诀：报告不求答复，请示必须答复；报告不写“请批”，请示不写“特此报告”。

错例：“以上报告如无不妥，请批准执行。”

改法：如确需批准，把整份文件改为请示，结束语用“妥否，请批复”；如只是汇报，删去请批语句，结束语用“特此报告”。

三、看对象：请示只报一个主送机关，报告一般不多头主送

请示讲究单一主送。一份请示只能写一个主送机关，需要其他机关知晓的，用抄送。多头主送会带来谁批复、谁负责的问题，也容易造成批复口径不一致。

（一）请示不得抄送下级机关

请示内容尚未获批，抄送下级会造成既成事实的误解。这条在公文格式规范里是硬要求。

（二）报告一般不抄送下级，也不直接报送领导个人

除领导直接交办的事项外，文件应按隶属关系报送机关，不直接送领导者个人。核稿时看到主送栏写着某位领导姓名，就要改过来。

（三）结束语与标题的配套检查

核稿清单可以固定成四条：

• 标题文种只有一个，不出现“请示报告”这种拼接；
• 结束语与文种匹配，请示用“妥否，请批复”，报告用“特此报告”；
• 正文没有夹带另一文种的事项；
• 主送机关只有一个，抄送范围符合规定。

四、语言上再收一收，别让文种对了、话却虚了

文种改对只是第一步。请示的正文通常是“缘由—事项—请求”三段：为什么必须办、办什么、请上级批什么，理由要具体到可核查的事实，不写空话。报告的正文是“情况—做法—问题—下一步”，问题部分不能只写“还存在一些不足”，要写清具体环节。

对照例句：

差：鉴于当前工作情况，恳请上级予以大力支持。

好：现有办公用房x间，实际在岗x人，需新增x间，恳请批准将x号楼x层调配给我单位使用。

差别就在有没有可核查的信息。今日文秘网在公文核稿栏目里反复提这一点：文种对了，事才办得动；话实了，批复才写得快。

五、把判断做成一张表，核稿时照着走

判断项	请示	报告
行文目的	请求指示或批准	汇报工作、反映情况
是否需答复	需要，等批复	不需要
行文时间	事前行文	事中、事后均可
事项数量	一文一事	可综合汇述
主送机关	只报一个	按隶属关系报送
结束语	妥否，请批复	特此报告

这张表贴在办文岗的电脑边，比背条文管用。遇到拿不准的稿子，先填这张表，两分钟就有结论。